Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca
Ufficio Scolastico Regionale per la Toscana
MIUR.AOODRTO.Registro Interno AOODRTO.0000074.14-02-2017

Al personale in servizio presso l'USR Toscana

Oggetto: Corretto flusso documentale.

A seguito di segnalazioni relative a procedure di lavoro non completamente allineate con la corretta gestione del flusso documentale, pare opportuno chiarire nuovamente quale sia la modalità di lavoro legittima.

Per prima cosa si ricorda come la registrazione di protocollo sia elemento cardine del lavoro procedimentale di qualunque pubblica amministrazione; senza scomodare eccessivamente i riferimenti storici, si può comunque dire che dall'introduzione napoleonica in poi, non è neanche concepibile l'azione amministrativa senza questo strumento di efficacia probatoria ed efficienza organizzativa¹. Più prosaicamente, come previsto dal Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445), "sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione".

In particolare, per l'azione amministrativa dei nostri uffici, un atto non protocollato di fatto non esiste: perché un procedimento di parte abbia inizio deve esserci un documento protocollato. Per questa ragione, come già varie volte sottolineato, va prestata particolare attenzione a tutte le tipologie informali di comunicazioni esterne, comprendendo in questa categoria anche le email che non siano state protocollate. La procedura corretta, nel caso di ricezione sulla propria casella di posta ordinaria di comunicazioni con rilevanza procedimentale, è di inoltrarla alla Segreteria perché venga inserita all'interno del corretto flusso documentale.

In teoria, dunque, l'Ufficio dovrebbe agire solo ed esclusivamente in base ad oggetti ricevuti dal sistema di protocollo. Ovviamente, in pratica, devono considerarsi almeno due tipologie di eccezioni:

il caso di un documento anticipato e quindi noto prima della ricezione via protocollo (inviato dalla Segreteria in parallelo alla protocollazione, vista la particolare urgenza, oppure ricevuto direttamente per posta ordinaria ed inviato alla Segreteria per protocollazione),

oppure le semplici comunicazioni prive di rilevanza procedimentale.

La prima eccezione, in realtà, è una falsa eccezione: infatti il documento riceve comunque una protocollazione corretta e quindi diviene amministrativamente "visibile"; la seconda richiede maggior attenzione. Infatti non è sempre chiara la possibile valenza di una risposta informale, ad esempio di una risposta ad un quesito oppure ad una richiesta di informazioni. Nulla infatti assicura che l'interlocutore non voglia poi provare ad utilizzare tale comunicazione nei confronti di terzi, oppure in un contenzioso. A maggior tutela del personale degli uffici, dunque, si consiglia di utilizzare il più possibile comunicazioni di tipo formale, come d'altronde competerebbe ad un ufficio pubblico.

Sempre a tutela del personale in servizio, è importante che venga utilizzata nella maniera corretta la carta intestata dell'ufficio, che prevede volutamente la possibilità di indicare vari gradi di coinvolgimento e responsabilità nella redazione degli atti in uscita. In particolare, mentre è chiaro che normalmente la firma spetta al dirigente dell'ufficio oppure al direttore generale, il "Responsabile del procedimento" deve essere obbligatoriamente colui che ha predisposto l'atto e seguito l'istruttoria; il responsabile può quindi essere il dirigente stesso, ma solo nel caso in cui l'istruttoria sia stata effettivamente seguita direttamente da lui. Infine, nel caso in cui l'istruttoria venga seguita da più persone, deve essere individuato anche un "Referente", che possa essere di ulteriore riferimento nel caso si dovesse tornare a discutere l'atto.

Infine, si ricorda come la pubblicazione sia parte integrante del procedimento ed in capo al responsabile; sempre per tutelare il personale, comunque, vista la rilevanza esterna della pubblicazione e la possibilità di situazioni che, per opportunità, richiedano pubblicazioni differite, si consiglia di consultare sempre il dirigente dell'ufficio prima di mandare un atto, pur firmato, in pubblicazione.

IL DIRIGENTE
Mirko Fleres
IL DIRIGENTE
Claudio Bacaloni

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Estratto

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USR Toscana
http://www.toscana.istruzione.it

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N.d.R.