La Circolare n° 34, 16/11/2012, emessa dal M.E.F./R.G.S.,  fornisce "… indicazioni metodologiche, utili per le verifiche di cassa da effettuare successivamente alla predetta data del 12 novembre 2012…".

La lettura della Circolare è utile anche per il personale delle scuole.

MEF RGS, 16 novembre 2012, Circolare n. 34

Estratto

Ministero dell’Economia e delle Finanze
DIPARTIMENTO DELLA RAGIONERIA GENERALE DELLO STATO
ISPETTORATO GENERALE DI FINANZA
UFFICIO IV

CIRCOLARE N. 34
Roma, 16 Nov. 2012
Prot. 0097805
Allegati 1

OGGETTO: Assoggettamento delle istituzioni scolastiche al sistema di Tesoreria unica ai sensi dell'articolo 7, commi 33 e 34, del decreto legge 6 luglio 2012, n. 95 convertito, con modificazioni, dalla legge 7 agosto 2012, n. 135.

(… Omissis…)

Pertanto, si ritiene opportuno fornire alle SS.LL., revisori dei conti presso le scuole di ogni ordine e grado, talune indicazioni metodologiche, utili per le verifiche di cassa da effettuare successivamente alla predetta data del 12 novembre 2012.

(… Omissis…)

… è aperta presso la Banca d'Italia apposita contabilità speciale dove affluiscono le entrate proprie, sottoconto fruttifero, e quelle provenienti dal bilancio dello Stato e da altri enti pubblici, sottoconto infruttifero. A norma dell'articolo 1, comma 1, della medesima legge, l'istituto di credito cassiere, con il quale l'istituto scolastico ha sottoscritto la convenzione di cassa, effettua le operazioni di incasso e di pagamento a valere sulle contabilità speciali; i relativi tempi di regolazione sono stati fissati con protocollo d'intesa stipulato tra la Banca d'Italia e l'Associazione bancaria italiana, di cui all'articolo 5, comma 11, del decreto ministeriale 4 agosto 2009.

Per quanto attiene alla rendicontazione delle movimentazioni effettuate sulle contabilità speciali di Tesoreria, si fa presente che sono in corso di definizione con la Banca d'Italia le modalità di trasmissione dei modelli di rendicontazione mensile delle operazioni di incasso e pagamento sulle predette contabilità.

Ciò posto, nel premettere che la verifica di cassa è un subprocedimento amministrativo-contabile che si concretizza in un riscontro inteso ad accertare se quanto emerge dalle scritture tenute dalle istituzioni scolastiche trovi o meno riscontro nella realtà rappresentata dal sistema bancario, incluso il sistema di tesoreria e la situazione afferente al conto corrente postale, sì evidenzia che il predetto controllo contabile rappresenta uno strumento imprescindibile per l'accertamento della regolarità della gestione.

Al riguardo, va sottolineato che non può ritenersi esaustivo il confronto operato tra le risultanze contabili emergenti tra le scritture tenute dalla scuola e quelle comunicate dal sistema bancario (e postale) per il tramite del quale si concretizza il servizio di cassa e di tesoreria. Infatti, è necessario acquisire anche le risultanze evidenziate nella situazione presentata mensilmente dalla Tesoreria centrale dello Stato (mod. 56 T), di norma riferita all'ultimo giorno lavorativo del mese solare precedente. Stante ciò, al fine di rendere omogeneo il momento della rilevazione, consegue che anche le risultanze contabili attestanti la situazione del giornale di cassa devono essere riferite alla medesima data. Va da sé che, in occasione della successiva verifica di cassa, occorrerà provvedere ad una ripresa degli accertamenti incompiuti al fine di confrontare e concordare i dati forniti dall'Istituto cassiere o tesoriere nel corso della precedente verifica con quelli evidenziati nella situazione nel frattempo rassegnata dalla Tesoreria dello Stato.

(…Omissis…)

Considerato, altresì, che la Banca d'Italia invia giornalmente ai tesorieri o cassieri un flusso informativo telematico contenente le operazioni eseguite a valere sulle contabilità speciali di Tesoreria unica, le operazioni eventualmente respinte, il saldo provvisorio del giorno, nonché il saldo definitivo della giornata precedente, sarebbe opportuno che le SS.LL suggerissero di prevedere, in sede di revisione o rinnovo della convenzione di cassa, che pattiziamente sia resa obbligatoria la trasmissione delle suddette informazioni alle istituzioni scolastiche.

Con particolare riferimento, poi, all'aspetto operativo si richiamano le fasi più significative della verifica di cassa:

• individuazione dei responsabili della gestione di cassa (dirigente scolastico, dsga);
• acquisizione di un'attestazione relativa ai conti correnti aperti presso il sistema bancario e postale, nonché riguardo al codice di contabilità speciale attribuito all'istituzione scolastica;
• esame della convenzione disciplinante il servizio di cassa e della regolare sussistenza. Sul punto, si richiama il disposto recato dal comma 35 dell'articolo 7 del suddetto decreto legge n. 95/2012, che prevede che i contratti di cassa "in essere alla data di entrata in vigore del presente decreto possono essere rinegoziati in via diretta tra le parti originarie, ferma restando la durata inizialmente prevista dai contratti stessi";
• verifica delle modalità di acquisizione delle entrate e dell'erogazione delle uscite e controllo, secondo il principio del campionamento (articolo 20, comma 4, del decreto legislativo 30 giugno 2011, n. 123), dei titoli di incasso e pagamento (reversali e mandati) dei quali si dovrà accertare la regolarità mediante il riscontro degli elementi essenziali (esercizio di riferimento, numero d'ordine progressivo, data di emissione, se riferiti alla "competenza" o ai "residui", dati del debitore o creditore, causale, importo, atti di autorizzazione alla spesa, documenti giustificativi, ulteriori documenti a corredo), verificando altresì che la loro emissione sia fatta in ordine strettamente cronologico e non vi siano cancellature e correzioni;
• riscontro delle risultanze contabili emergenti dalle scritture del giornale di cassa (situazione di diritto) con quelle fornite dal sistema bancario, postale e di tesoreria (situazione di fatto);
• acclaramento della concordanza tra la situazione di diritto e quella di fatto attraverso la c.d. "riconciliazione" delle partite sospese (titoli di pagamento inestinti, riscossioni e pagamenti non contabilizzati dalla scuola, ecc.);
• formalizzazione della verifica di cassa mediante il verbale predisposto sull'applicativo informatico "Athena 2".

Si evidenzia, infine, che il regime di Tesoreria unica prevede il divieto di investire le somme eccedenti le esigenze della gestione ordinaria in prodotti finanziari, con l'obbligo di smobilizzare gli investimenti in titoli, fatta eccezione per i titoli di Stato italiano. Ciò comporta la dismissione, entro la fine del corrente anno, dei titoli posseduti, con esclusione dei titoli dello Stato italiano, dei buoni postali fruttiferi, dei libretti di risparmio postale nonché di eventuali valori mobiliari provenienti da atti di liberalità di privati connotati da uno specifico vincolo di destinazione. Si richiama, pertanto, l'attenzione delle SS.LL sulla necessità di verificare che gli istituiti scolastici interessati abbiano ottemperato alla suddetta previsione normativa.

Circa gli ulteriori accertamenti, solitamente eseguiti durante la visita fissata per la verifica di cassa (situazione afferente al conto corrente postale e corretta tenuta del fondo minute spese), nell'evidenziare che nulla risulta innovato, eccezion fatta per il prelievo dal conto corrente postale da effettuarsi con cadenza almeno quindicinale, si rinvia a quanto disciplinato in merito dal Regolamento concernente le "Istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche", di cui al decreto interministeriale 1° febbraio 2001, n. 44.

Il Ragioniere Generale dello Stato

MEF RGS, 16 novembre 2012, Circolare n. 34

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